Pénzt és időt takaríthatnak meg a cégek a korszerű szkennelés bevezetésével

Biró Zoltán Egyéb, Környezettudatosság, Spórolás

Szinte minden iparágban kiemelkedően fontos a papíralapú dokumentumok gyors és praktikus digitalizálása, hiszen ezzel jelentős munkaerő és költség takarítható meg. Az Epson gépei által biztosított korszerű szkenneléssel elérhetővé válik a rendszerezhetőség és a kereshetőség, mindez szinte teljesen automatizált eljárással. Így válik a fizikai információ kezelhető és biztonságos digitális tartalommá.

Biró Zoltán

Visszafordíthatatlanul haladunk a teljes digitalizáció felé, amely gyorsabb, rugalmasabb és visszakövethetőbb információáramlást vár el a cégektől. Ez hatalmas kihívást jelent, hiszen bizonyos ágazatokban napi szinten több ezer, éves szinten több millió változó minőségű és formátumú dokumentum, számla, szállítólevél digitalizálása, rendszerezése, tárolása a feladat. Erre jelent megoldást a korszerű szkennelés bevezetése, hiszen így éppen azt spórolhatja meg egy fejlődő vállalkozás, amiből a legkevesebb van: az időt!

Fókuszban a termelékenységnövelés

Az Epson szkennerei csúcsminőséget képviselnek, ezt praktikus, termelékenységnövelő funkcióiknak köszönhetik. Az automatikus lapadagolás egyszerűsít, a papírvédelmi technológia megóvja az eredeti anyagokat, míg a Slow mód lehetővé teszi a gyűrött, érzékeny dokumentumok szkennelését a sérülések elkerülésével. A hatékonyság szempontjából az egyik legfontosabb a kiemelkedő szkennelési sebesség, valamint a zökkenőmentes integráció a dokumentumkezelő és felhőalapú rendszerekbe – az Epsonnál ezek is garantáltak.

Általános elvárás a digitalizált tartalmak rendszerezhetősége, kereshetősége, erre nyújt megoldást az optikai szövegfelismerés, azaz az OCR. A technológiával felszerelt szkenner felismeri és digitalizálja a betűket, majd kereshető fájlokat hoz azokból létre. Ez megoldható PDF, Excel és Word formátumban is. A legjobb a PDF: megmarad a dokumentum formája, az adatok pedig ezzel együtt is könnyedén elérhetők, kinyerhetők, kereshetők. Az OCR elvégzi a fájlok automatikus elnevezését, előzetes beállítás alapján felismeri és sorszámozza a formanyomtatványokat. A felhőalapú megoldásoknak köszönhetően a fájlokat a kívánt helyre tölti fel a szkenner, így azok bárhonnan könnyen és gyorsan elérhetőek. 

Egy hét helyett egyetlen óra alatt

A fenti előnyöknek köszönhetően rengeteg időt lehet megspórolni. Míg korábban egy síkágyas eszközzel egy hétig tartott egy adminisztrációs kolléga számára a dokumentumok szkennelése, a fájlok elnevezése, rendszerezése, ez a modern megoldásokkal mindössze egy óra alatt, automatizálással elvégezhető. 

Ez a fejlesztés…

  1. költséghatékony, hiszen az egyszeri beruházás után rövid időn belül megtérül, 
  2. megoldja a minőségi munkaerő több szakmai területen is ismert hiányát,
  3. időspórolást jelent a határidőknél, könnyű vele előre dolgozni. 

Az OCR-es szkennelés praktikus a könyvelők számára is. Ezen a területen alapvető elvárás a nagyfokú digitalizáció, ezért sem mindegy, mennyi időbe telik egy folyamat. A Document Capture Pro segítségével a szkennerek a lehető legjobb kereshető PDF-dokumentumokat hozzák létre, olyan hasznos funkciókkal, mint az automatikus méretfelismerés, elforgatás, szövegjavítás, területszegmentálás. Ezekkel cégek és dokumentumtípusok szerint leválogatva szkennelhető be szinte végtelen mennyiségű papír alapú dokumentum. 

Mi ennek az előnye? 

  • Gyorsabb ügymenet.
  • Kisebb fájlméret.
  • Kereshető adathalmaz. 
  • Átlátható ellenőrzési folyamat.

Különösen az utóbbira hívnám fel a figyelmet: nem mindegy, hogy például a Nemzeti Adó- és Vámhivatal ellenőrzéseinél egy átlátható, a fájlok tartalmában is kereshető, digitalizált adatsort nyújtunk át az ellenőröknek, vagy egy szimpla könyvtárat teli fájlokkal, amiket egyesével kell megnyitni, ha keresni akarunk bármit is. Tapasztalatból mondom: a NAV munkatársai hálásak lesznek, ha az előbbi verzió valósul meg. 

Sokszor megkérdezik, hogy a mobiltelefonos szkenner kiváltja-e a hagyományos megoldást. A válasz: nagyon nem! Bár bizonyos programok képesek alapfeladatokat ellátni, de az optikai szövegfelismerés angol nyelvű, amely rengeteg hibalehetőséget hordoz magában. A mobilos megoldás sem minőségben, sem gyorsaságban, sem pedig kezelhetőségben (fájl mérete, elnevezés, rendszerezés, címkézés)  nem éri el a korszerű szkennerek színvonalát.

Kapcsolódó bejegyzés...